Aanwezige leden:

Han Maurits Schaapveld, Han Wezenberg, Willemijn Karsten, erelid de heer Zuiderberg, Mariska Stolk, Bente Geurts

Aanwezige bestuursleden:         

Marielle Stijger, Anke Schrijer, Sanne van den Oort-Boersma, Sandra van den Poll, Luc Vrouenraets, Kasper Meijerink, Allard van Pampus, Vincent van den Brink, Eric Schoof, Pascal Vijver-Van Benschop

Afwezige afgemelde bestuursleden:      

Nienke ter Avest, Arjen Hartman

1. Opening

De voorzitter, Marielle Stijger, opent de Algemene Ledenvergadering (“ALV”), heet de aanwezigen van harte welkom en dankt hen voor komst. Erelid de heer Zuidberg and de Nederlandse Ambassadeur worden met name van harte welkom geheten.

• Verzoek tot goedkeuring agenda ALV 2018

Er zijn geen opmerkingen en de agenda wordt goedgekeurd.

• Verzoek tot goedkeuring notulen ALV 2017

Er zijn geen opmerkingen en de notulen worden goedgekeurd.

• Ingekomen stukken

Er zijn geen ingekomen stukken ontvangen.

• Verslag van de penningmeester

Boekhouding 2017

De penningmeester, Anke Schrijer, deelt mede dat de boekhouding dit jaar afsloot met een positief resultaat van EUR 2.229,18.  Gebudgetteerd was een negatief resultaat van EUR 1,050. 

Deze positieve afwijking is het gevolg van een aantal verschillende zaken, waarbij de meest opmerkelijke positieve afwijkingen de volgende zijn:

• De grootste positieve afwijking is dat het 100% NL geen doorgang heeft gevonden in 2017 doordat de locatie niet beschikbaar was. Er was een kostenpost van EUR 4.000 begroot voor dit event;
• De Haringborrel is, gelijk aan 2016, grotendeels gesponsord in natura. Als gevolg zijn de kosten EUR 885 lager uitgevallen dan begroot;
• Ook was er begroot voor een sportevenement, maar gedurende 2017 is geen sportevenement georganiseerd. Er was EUR 300 gebudgetteerd voor dit evenement.
• Tot slot zijn een aantal andere evenementen iets lager uitgevallen dan begroot, zoals de wijnproeverij (EUR 80), Cultuur event (Pitch plot, EUR 199)

In 2017 waren er niet alleen positieve afwijkingen, maar ook een aantal negatieve afwijkingen:

• De contributie inkomsten zijn EUR 900 lager uitgevallen dan begroot. Aan de andere kant is er nog EUR 475 binnengehaald aan contributie inkomsten uit 2016. We hebben diverse malen oproepen gedaan in nieuwsbrieven, op facebook. Ook zijn er twee herinneringen de deur uitgegaan. Eén per e-mail en één per post;
• In 2017, zijn nieuwe polo’s en hoodies voor het bestuur besteld. Een groot deel van de polo’s was aan vervanging toe en doordat er veel evenement buiten plaats vinden, zijn er ook hoodies besteld. Daarnaast zijn er voor Relais pour la Vie (en andere toekomstige sportevenementen) T-shirts van Holland besteld. Deze T-shirts kunnen de deelnemers aan sportevenement in bruikleen gebruiken. Door polo’s, T-shirts en Hoodies zijn de algemene kosten EUR 350 hoger dan begroot;
• In 2017 heeft voor de eerste keer een bowling event plaatsgevonden. De kosten voor dit event bedroegen EUR 290. Echter, dit evenement was niet begroot;
• Twee andere evenementen die duurder zijn uitgevallen zijn het Sinterklaasfeest en Koningsnacht. In totaal waren de kosten EUR 975 hoger dan begroot;
• Tot slot hebben in 2017 Peter Kok en Terry afscheid genomen van Luxembourg. De NVL heeft bijgedragen aan het afscheidsfeest. De kosten hiervoor bedroegen EUR 683.

De vermogenspositie van de Nederlandse Vereniging Luxemburg per 31 december 2017 bedroeg EUR 20.684,59.

• Verslag kascommissie en kwijting

De Voorzitter geeft vervolgens het woord aan de kascommissie. De kascommissie heeft kunnen constateren dat er meer in de kas zat einde jaar dan er in zit in het begin van het jaar. Dit is te wijten aan het feit dat veel kaarten voor het 100% NL Feest cash aan de deur betaald is geweest. Tip om voor volgend jaar twee mensen de gelden te laten ontvangen aan de deur en een handtekening aan het einde van avond te zetten zodat beter te herleiden is waar welke gelden vandaan zijn gekomen.

De kascommissie heeft haar goedkeuring gegeven aan de gevoerde boekhouding. Willemijn Karstens, lid van de kascommissie, stelt de ALV voor het bestuur kwijting te verlenen voor het door haar gevoerde beleid. De ALV besluit de kascommissie kwijting te verlenen en de voorzitter bedankt vervolgens de kascommissie voor hun inzet.

       7.    Begroting 2018

De begroting voor 2018 is opgesteld. De begroting heeft een negatief resultaat van EUR 2,350. Het verlies wordt veroorzaakt doordat er voor 2018 een Nieuwjaarsreceptie begroot staat en een het 100% NL-feest begroot is (en ondertussen heeft plaatsgevonden).

Op dit moment heeft de vereniging een reserve van ruim EUR 20,000. Het hebben van een financiële reserve is noodzakelijk, maar momenteel lijkt de financiële reserve een beetje uit balans in verhouding tot de inkomsten en uitgaven van de vereniging. Daarom is de penningmeester van mening dat het geen onoverkomelijk probleem is dat de begroting dit jaar niet geheel sluitend is.

Begroting voor de inkomsten:

• De begroting voor de contributies is gelijk gebleven (EUR 10,000), ondanks dat we dit jaar de begroting niet hebben gehaald. Door de stijgende lijn in nieuwe aanmeldingen, zou dit bedrag toch reëel moeten zijn;
• Ook voor de sponsoren is het bedrag gelijk gebleven (EUR 4,800). Een aantal jaarlijkse algemene sponsoren hebben laten weten volgend jaar geen sponsorbijdrage meer te willen geven. Aan de andere kant zijn er ondertussen alweer een aantal nieuwe sponsoren gevonden.

Begroting voor de uitgaven:

• De begroting door de algemene kosten is naar beneden bijgesteld. Dit doordat in 2017 de post voornamelijk de rekening betrof van de polo’s, T-shirts en hoodies. De verwachting is niet dat er in 2018 andere grote kostenposten zullen zijn. Wel is er een kostenpost voor bijzondere baten en lasten opgenomen van EUR 500, doordat er jaarlijks wel evenement en kosten zijn die niet begroot zijn;
• Doordat de haringborrel al een aantal jaren lager is uitgevallen dan gebudgetteerd, is de begroting aangepast op dit punt;
• Doordat de bowling avond een succes was, is het bowling event opgenomen in de begroting;
• In 2017, is een nieuwjaarsreceptie begroot. Deze activiteit heeft al plaatsgevonden in januari;
• Doordat er al twee jaar oprij geen sportevent heeft plaatsgevonden, is dit event uit de begroting gehaald;
• Daarnaast zijn diverse evenementen iets bijgesteld op basis van de werkelijke kosten in 2017. Bijvoorbeeld Koningsnacht (iets omhoog), Wijnproeverij (iets omlaag), St. Nicolaasviering (omhoog).

De Ambassadeur de heer Schaapveld stelt voor ledencontributie per machtiging te laten plaatsvinden. Dit is in het verleden onderzocht en erg duur gebleken. Meerdere wijzen van betaling is mogelijk.

Opnemen van een lustrum provisie wordt geopperd en dit zou de NVL meer flexibiliteit geven in 4,5 jaar tijd.

De begroting is aldus gepresenteerd en op aanvraag beschikbaar. In de begroting zijn een aantal bekende activiteiten wederom opgenomen, zo ook de stadswandeling. De heer Wezenberg geeft aan dat zijn vrouw zich wederom beschikbaar stelt om de stadswandeling 2018 te begeleiden, waarvoor alvast dank. De Begroting 2018 wordt goedgekeurd en aangenomen.

      8.     Jaarverslag van de Voorzitter

De Voorzitter presenteert het jaarverslag.

Na een bruisend lustrum jaar zijn we 2017 langzaam begonnen. Zoals u zich wellicht kunt herinneren hebben we het lustrum jaar afgesloten met een gezamenlijke kerst/eindejaar borrel tezamen met het Nederlands Handelsforum bij de golfclub Grand Ducal, dus heeft er geen nieuwjaarsborrel in januari plaatsgevonden. Maar na een rustige start hebben we het programma als vanouds opgepakt en hebben we bijna elke maand een activiteit georganiseerd. Sportief, cultureel, activiteiten voor jong en oud.

2017 zijn we sportief van start gegaan op 2 februari, waar we 4 banen op bowlingbaan Kockelscheuer hebben bestormd. Dit is de eerste keer sinds lange tijd dat we een bowling avond hebben georganiseerd en op veler verzoek hebben we dit in 2018 weer op de agenda gezet. Komt allen!

In maart (18 maart) heeft een internationale jazz combo ‘Pitch Plott 4’ voor de NVL een optreden verzorgd in het oudbruine café de ‘Gudden Wellen’. Hun optreden in Luxemburg was ter voorbereiding op hun Amerikaanse toernee die hen naar New York, Washington en Baltimore zou brengen. Ze werden vocaal ondersteund door de Nederlandse jazzzangeres Edith van den Heuvel.

Op 1 en 2 april vond het evenement Relais pour la Vie plaats in De Coque te Kirchberg. Dit jaar is er wederom voor gekozen twee klassieke Holland Teams in te schrijven en gedurende 12 uur te lopen/ rennen. Ook in 2018 is de NVL weer van de partij, helaas dit jaar met enkel één 12-uurs team.

Het Koningsfeest op woensdag 27 april werd ook in 2017 drukbezocht in The Tube Bar. Ook deze keer was de avond wederom tot in de puntjes verzorgd. De NVL werd dit keer ook over de grens vertegenwoordigd, daar ikzelf was uitgenodigd om te proosten op de Koning door de Nederlandse Club Cote d’Azur, de vereniging voor Nederlanders die permanent, dan wel semipermanent in Zuid-Frankrijk wonen.

In mei vond er een stadswandeling plaats, waar we onder de bezielende leiding van Jacinthe Wezenberg, veel van Luxemburg stad geleerd hebben. De opkomst was verrassend gezien het zeer druilerige weer op een luie zondag ochtend, waar de NVL-paraplu geen overbodige luxe was. We hebben de succesvolle wandeling gezamenlijk afgesloten met een (warm) kopje koffie bij Njord. Het enthousiasme van Jacinthe heeft ertoe geleid dat er in juli zelfs een paleistour heeft plaatsgevonden.

Zondag 18 juni vond voor de derde keer sinds de herintroductie het Zomerfeest XL plaats op Iris Parc Camping de Birkelt in Larochette. Het thema van dit jaar was Ridders en Prinsesjes en, los van de gebruikelijke activiteiten, was het springkussen in de form van een kasteel een schot in de roos.

Peter en Terri Kok hebben op 4 juli afscheid genomen van de Nederlandse gemeenschap middels een borrel op de residentie. De besturen van alle Nederlandse verenigingen waren uitgenodigd en een groot deel van het bestuur van de NVL was dan ook aanwezig. 

Na een jaartje te zijn weggeweest wegens lustrum activiteiten hebben we op 20 september weer een wijnproeverij georganiseerd waar we deze keer enkele Zuid Afrikaanse pareltjes hebben geproefd, wit, rood, rosé en een fonkelwijn, dit allemaal onder het genot van lokale hapjes.

Op 3 oktober mochten we genieten van verse haring tijdens de jaarlijkse Haringborrel op de residentie. Dank aan de nieuwe ambassadeur Han-Maurits Schaapveld voor het ter beschikking stellen van de residentie.

Sinterklaas kwam dit jaar op 19 november aan. Dank uiteraard aan Sinterklaas, Spreekstalmeester Anne Geurts, de Zwarte Pieten en alle helpers achter de schermen. Ook dit jaar werd entertainer Pipo Pé weer met veel enthousiasme ontvangen en hadden we weer ouderwets mooi weer en konden de paraplus thuisblijven.

Ondertussen kent u de felgekleurde bestuur polo’s welke we dragen op evenementen om ons duidelijk herkenbaar te maken voor een ieder. Dit jaar hebben we, gezien het aantal buiten evenementen, onze garderobe uitgebreid met zogenaamde hoodies, zodat we te allen tijde voor u herkenbaar zijn.

      9.     Benoeming nieuwe bestuursleden

Verkiezing en benoeming nieuwe bestuursleden:

• Mevr. Sandra van den Poll: niet herkiesbaar
  • Mevr. Nienke ter Avest: Secretaris
  • Mevr. Pascal Vijver – Van Benschop: Commissaris
  • Mevr. Bente Geurts: Commissaris: Commissaris

De benoeming van de nieuwe bestuursleden wordt door de ALV akkoord bevonden.

1. Benoeming van de Kascommissie

Kascommissie 2018: Nienke Berends, Willemijn Karsten en Mariska Stolk.

De benoeming van de kascommissie wordt door de ALV akkoord bevonden.

De voorzitter bedankt oud-bestuurslid Sandra voor haar toewijding en inzet voor de vereniging. Sandra neemt plaats in de zaal. Nieuw bestuurslid Bente wordt hartelijk welkom geheten en neemt plaats aan de bestuurstafel.

1. Rondvraag / Opmerkingen

Nieuw bestuurslid Bente stelt zich voor.

Een vraag van lid Stephan: hoeveel leden verwachten we aangezien er sprake is van een stijgende lijn? Anke komt hier per mail op terug. Er is veel nieuw aanwas geconstateerd in 2017. Actievere rol op Social Media lijkt te werken in de aanwerving van jonge(re) en of nieuwe leden.

Han Wezenberg meldt namens zijn vrouw Jacintha, dat Jacintha graag haar diensten voor een rondleiding in het jaar 2018 wederom aan biedt. De voorzitter geeft aan hier zeer op prijs te stellen.

De voorzitter van de jeugdbibliotheek vraagt aandacht voor het lustrum jaar van de jeugdbibliotheek, te weten het 40-jarige bestaan van de bibliotheek en geeft aan dat de viering hiervan plaatsvindt op 21 oktober 2018. Nadere informatie hierover volgt.

De statuten worden eveneens opnieuw gedeponeerd bij de Registre de Commerce en organisaties zoals onder andere OLAI.

       12. Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering om 20:45 uur en bedankt iedereen voor hun aanwezigheid en nodigt ieder tot slot iedereen uit voor een drankje.