Hieronder vindt u het verslag van de ALV 28 februari 2017. Ook kunt u het verslag hier downloaden: Notulen ALV 2017

NOTULEN ALV 28 februari 2017

Datum: 28 Februari 2017
Tijd: 20:00 uur
Locatie: Park Inn Hotel Luxembourg, Avenue de la Gare 45-47, L-1611 Luxembourg
Aanwezige leden: De heer Zuidberg (erelid), Han Wezenberg, Mariska Stolk
Afwezige leden met afmelding: Ati van Dijk, Alex Ootes, Anke Schrijer, Vincent van den Brink, Harry Rozema, Anneke de Voogd, de heer (T.) en mevrouw (C.) van Rijckevorsel, Nienke ter Avest
Aanwezigen bestuur: Joris Eyck, Luc Vrouenraets, Willemijn Karsten, Sanne van den Oord, Sandra van den Poll, Kasper Meijerink, Marielle Stijger, Nienke Berends, Arjen Hartman en Pascal Vijver-Van Benschop
Afwezigen bestuur: Nienke ter Avest, Vincent van den Brink en Anke Schrijer

1. Opening
De voorzitter, Joris Eyck, heet de leden hartelijk welkom met name de heer Zuidberg, de heer Wezenberg en mevrouw Stolk

2. Verzoek tot goedkeuring agenda ALV 2017
Er zijn geen opmerkingen en de agenda wordt goedgekeurd

3. Verzoek tot goedkeuring notulen ALV 2016
Er zijn geen opmerkingen en de notulen worden goedgekeurd

4. Ingekomen stukken
Er zijn geen ingekomen stukken

5. Verslag van de penningmeester
De penningmeester, Nienke Berends, deelt mede dat de boekhouding 2016 dit jaar af sloot met een negatief resultaat van €-3.638,28.
Gebudgetteerd was een negatief resultaat van €-5.650.
Het resultaat is dus boven het budget. (2.011,72)

Deze positieve afwijking is het gevolg van een aantal verschillende zaken, hieronder de meest opmerkelijke positieve afwijkingen:

• De sponsoropbrengsten waren boven verwachting. Begroot was een sponsor bedrag van €9.400. Uiteindelijk is er een bedrag van €10.075 (+ €675) aan sponsorgelden binnengekomen. Dit betrof €4.600 algemene sponsoring en €5.475 lustrum sponsoring.
• De algemene kosten zijn dit jaar lager uitgevallen dan verwacht (+€641). Geen duidelijk aanwijsbare oorzaak. Minder algemene uitgaven.
• De Haringborrel is grotendeels in natura gesponsord. We hebben de haring voor een symbolisch bedrag van €100 van de heer Pels ontvangen, waarvoor nogmaals hartelijk dank! Voor de haringborrel was €1.600 begroot. De werkelijke uitgaven lagen nu op €501 (+€1.099)
• De lustrum commissie heeft een aantal prachtige activiteiten neer gezet afgelopen jaar. Hiervoor was een budget begroot van €13.000. Doordat de lustrumcommissie telkens opzoek is gegaan naar gunstige opties hebben zij de uitgaven kunnen beperken. In totaal is er door de lustrumcommissie €12.492 uitgegeven (+€508). (Cabaret: €3.676,36 | 100% NL: €6.826,39 | Promotiemateriaal/overig €2.005,82)
• Voor een sportevenement was €100 begroot. Dit evenement heeft echter niet plaatsgevonden in 2016 (+€100).
• Er was een subsidie begroot van €250 voor Jeugd en Film. Jeugd en Film is echter in 2016 gestopt (+250). Jeugd en Film heeft besloten hun overgebleven budget te verdelen tussen de VLC en de NVL, hierdoor hebben we een gift ontvangen van €1.329,71. Waarvoor heel hartelijk dank!

Het jaar 2016 kent ook een aantal negatieve uitschieters:

• De contributie inkomsten zijn €795 lager uitgevallen dan begroot. In 2016 zijn naast de oproepen in de nieuwsbrief, twee herinneringen gericht per e-mail verstuurd aan de leden die niet betaald hebben. Dit jaar is voor het eerst geen papieren herinnering verstuurd. Het is onze inschatting geweest dat de gerichte e-mails evenveel effect zouden hebben als de papieren herinnering. Deze inschatting lijkt een verkeerde geweest te zijn.
• Onze website heeft een flinke verandering ondergaan. Om de systemen achter de schermen goed te laten functioneren heeft er een aantal extra aankopen plaats gevonden. Hierdoor zijn de kosten voor de website €124 hoger uitgevallen dan begroot.
• Grote uitschieter is de nieuwjaarsreceptie. In 2016 heeft er niet alleen een nieuwjaarsreceptie plaatsgevonden, maar ook een kerstborrel. Deze kerstborrel was de afsluiting van het gezamenlijke lustrum jaar van het Nederlands Handelsforum (20 jaar) en de NVL (65 jaar). Aangezien de kerstborrel van december 2016 de nieuwjaarsreceptie van 2017 heeft vervangen, zijn deze kosten onder de nieuwjaarsreceptie geschoven. Voor 2018 zal er weer een nieuwjaarsreceptie op de planning staan.
• Het bestuur heeft besloten om de inschrijving voor Relais pour la Vie volledig op zich te nemen. De inkomsten van de deelnemers kunnen dan als gift bovenop de inschrijving gedoneerd worden. In eerste instantie werd er getwijfeld of we met 1 of 2 teams zouden deelnemen. Dit zijn 2 teams geworden, die beiden 12 uur sullen lopen. De inschrijving voor het jaar 2016 bedroeg €480 voor 2 teams. Dit is €230 boven het begrote budget.
• Het feest van koningsnacht is iets boven budget uitgevallen (€142).

De vermogenspositie van de Nederlandse Vereniging Luxemburg per 31 december 2016 bedroeg €18.455,41.

6. Verslag van de Kascommissie en kwijting
De Kascommissie heeft zijn goedkeuring aan de gevoerde boekhouding gegeven. Mariska Stolk, lid van de kascommissie, stelt de Algemene Vergadering voor het Bestuur kwijting te verlenen voor het door haar gevoerde financiële beleid.

7. Begroting 2017
De begroting voor 2017 is opgesteld. De begroting heeft een negatief resultaat van – €1.050.
Op dit moment heeft de vereniging een reserve van ruim €18.000. Het hebben van een financiële reserve is noodzakelijk, maar momenteel lijkt de financiële reserve een beetje uit balans in verhouding tot de inkomsten en uitgaven van de vereniging. Daarom is de penningmeester van mening dat het geen probleem is dat de begroting dit jaar niet sluitend is.

Begroting voor de inkomsten:

• Als we kijken naar de inkomsten zijn de contributie gelden iets naar beneden bijgesteld (€10.000). Dit is vooral gedaan met het oog op het feit dat nu twee jaar op rij de €10.000 aan contributie gelden niet is bereikt. Voor komend seizoen zullen er wel weer papieren herinneringen worden verstuurd. Hiermee hopen we een stijgende lijn te creëren in de contributie inkomsten.
• Voor de sponsoren is er weer gerekend op de jaarlijkse algemene sponsorbijdrage van onze 12 vaste sponsoren (CanalDigitaal, ING, TMF, NN, Vistra, Trustmoore, Loyens&Loeff, Kortekaas Law, Kuiper Verhuizers, Intertrust, Stibbe Advocats, Exequitive Partners).

Begroting voor de uitgaven:

• Vergeleken met vorig jaar vallen er drie posten op de begroting weg. De nieuwjaarsreceptie, subsidie voor Jeugd en Film en de Jubileumactiviteiten.
• Daarvoor in de plaats komen er dit jaar vier posten terug/bij: de NVL stadwandeling is terug op de agenda, we willen dit jaar weer een cultuur evenement organiseren en we willen de wijnproeverij graag terug laten keren na een jaar afwezigheid. Verder willen we dit jaar het 100% NL feest graag herhalen. Afgelopen versie van dit feest was een groot succes. Ondanks het feit dat de opkomst iets tegen viel, doen we dit jaar een herhaling. Wie het feest heeft gemist kan dit jaar komen voor de herkansing!
• De sportactiviteit (dit jaar bowling) heeft inmiddels plaatsgevonden, hiervoor was het budget iets bijgesteld (van €100 naar €300).
• Het budget voor Relais pour la Vie bijgesteld naar van €250 naar €400. Voor 2017 hebben we ons opgegeven met twee teams, die beiden 12 uur zullen lopen.
• Aangezien koningsnacht nu 2 jaar op rij hoger is uitgevallen, is ook hiervoor het budget iets naar boven bijgesteld van €1.000 naar €1.100.

De overige kostenposten liggen in lijn met de begroting van 2016.

De begroting is aldus gepresenteerd en op aanvraag beschikbaar. In de begroting zijn een aantal bekende activiteiten wederom opgenomen, zo ook de stadswandeling . De heer Wezenberg geeft aan dat zijn vrouw zich wederom beschikbaar stelt om de stadswandeling 2017 te begeleiden, waarvoor alvast dank.

8. Jaarverslag van de Voorzitter
Het jaar werd traditioneel ingezet met de Nieuwjaarsborrel in de oudste pub van Luxemburg – Ennert de Steiler – op 7 januari 2016. De opkomst was erg goed, hoewel veel leden de centrale locatie gewaardeerd hebben, was parkeren een uitdaging. Hier zal met de organisatie voor de Nieuwjaarsborrel in 2018 rekening mee gehouden worden.

Sportfysiotherapeut Rick Berends van Paramedical Centre Luxemburg heeft voor de tweede keer een hardloopclinic georganiseerd, waarvoor onze dank.

Op 19 en 20 maart vond het evenement Relais pour la Vie plaats in De Coque te Kirchberg. Dit jaar is ervoor gekozen twee klassieke Holland Teams in te schrijven en gedurende 12 uur te lopen / rennen. Ook in 2017 is de NVL weer van de partij.

Het Koningsfeest op woensdag 27 april werd ook in 2016 druk bezocht in The Tube, hetgeen tot in de puntjes was verzorgd, waarbij ook de nodige visibiliteit in de media verkregen werd. Op deze dag werd ook de nieuwe website gelanceerd.

Op zondag 19 juni vond voor de tweede keer sinds de herintroductie het Zomerfeest XL plaats op Iris Parc Camping de Birkelt in Larochette met medewerking van Circusschool Zaltimbanq’ en ter ondersteuning van Afghan Mobile Mini Circus for Children geïnitieerd door de toen 9-jarige Sophia.

De lustrum-commissie bestaande uit Han Wezenberg, penningmeester Vincent van den Brink, Sandra van den Poll en voorzitter Sanne van den Oord hebben zich het hele jaar door ingezet om onvergetelijke evenementen te organiseren in verband met het 65-jarig jubileum van onze vereniging.

Op 27 september konden we genieten van een optreden van Thijs van de Meeberg, Winnaar Leids Cabaret Festival 2015. Tijdens deze culturele avond worden herinneringen opgehaald uit de oude doos, felicitaties van diverse personen en organisaties in ontvangst genomen – persoonlijk of per video-boodschap, en gezellig nageborreld, dit alles in de Abbey Neumünster.

Op 3 oktober mochten we genieten van verse haring tijdens de jaarlijkse Haringborrel op de residentie. Dank aan ons ere-lid dhr. Roel Pels voor het regelen van de haring en aan het Ambassadeursechtpaar Kok voor het ter beschikking stellen van de residentie.

Het NVL lustrum-feest vond plaats op vrijdag 28 oktober in Melusina. Bekende 100% NL Radio DJ’s verzorgden een bruisende avond met Hollandse meezinghits. Het was erg gezellig en voor herhaling vatbaar, waarbij dan wel gerekend wordt op een hogere opkomst.

Op 13 november vertrok het oranje-legioen naar stadion Josy Barthel om de voetbalwedstrijd Luxemburg – Nederland bij te wonen als kwalificatie voor het WK2018 in Rusland.

Sinterklaas kwam dit jaar op 20 november aan. Dank uiteraard aan Sinterklaas, Spreekstalmeester Gerda, de Zwarte Pieten en alle helpers achter de schermen. Ook dit jaar werd entertainer Pipo Pé weer met veel enthousiasme ontvangen.

In plaats van een Nieuwjaarsborrel in 2017, is er in het kader van de lustrum-activiteiten bij uitzondering gekozen voor een gezamenlijk met het NHF een Kerstborrel te organiseren bij Golf-Club Grand Ducale.

Graag wil ik nogmaals een heel groot woord van dank uitspreken aan de Lustrumcommissie voor hun grandioze inzet: Sanne, Sandra, Han en Vincent.

Ons Erelid de heer Ben Zuidberg is – tevens in het kader van het lustrum – in oktober door Wort geïnterviewd, hetgeen weer mooie publiciteit heeft opgeleverd.

Qua digitale informatie-voorziening is de NVL ook in 2016 blijven groeien. De nieuwe website is dankzij commissaris Arjen Hartman heel professioneel en overzichtelijk ingericht. Het is de bedoeling dat de website steeds meer als een interactief medium gebruikt gaat worden van, voor, door en met de leden en geïnteresseerden. De NVL FaceBook-pagina kent ondertussen meer dan 425 volgers, waarop ook andere evenementen met een link naar Nederland op gepromoot worden.

Om extra inkomsten te genereren, heeft het bestuur besloten duurzame paraplu’s met NVL-logo te laten maken. Er zijn nog paraplu’s beschikbaar voor een bedrag van slechts 16,50 EUR per stuk.

9. Benoeming nieuwe bestuursleden

Verkiezing nieuwe bestuursleden

• Mevr. Elke van Weezel, Secretaris: niet herkiesbaar
• Mevr. Willemijn Kuiper-Karsten, Commissaris: niet herkiesbaar
• Mevr. Nienke Berends-Lawerman, Penningmeester: niet herkiesbaar
• Dhr. Joris Eyck, Voorzitter: niet herkiesbaar

Benoeming nieuwe bestuursleden

• Mevr. Marielle Stijger: Voorzitter
• Mevr. Pascal Vijver – van Benschop: Secretaris
• Mevr. Anke Schrijer: Penningmeester
• Dhr. Vincent van den Brink: Commissaris
• Dhr. Allard van Pampus: Commissaris
• Dhr. Erik Schoof: Commissaris

De benoeming Van de nieuwe bestuursleden wordt door de ALV akkoord bevonden.

10. Benoeming van de Kascommissie
Kascommissie 2017: Nienke Berends, Willemijn Karsten en Mariska Stolk.
De benoeming van de kascommissie wordt door de ALV akkoord bevonden.

Schorsing van de ALV door de voorzitter. Joris bedankt de oud-bestuursleden voor hun toewijding en inzet voor de vereniging.

De nieuwe bestuursleden worden hartelijk welkom geheten en nemen plaats aan de bestuurstafel en de oude bestuursleden nemen plaats in de zaal.

Marielle heropent de ALV als nieuwe voorzitter van de NVL. Marielle neemt het stokje van Joris over en heeft veel zin te starten als voorzitter vanwege de diversiteit aan activiteiten op de agenda en het enthousiasme van het bestuur.

11. Rondvraag/opmerkingen
De heer Wezenberg dankt het oude bestuur en wenst het nieuwe bestuur succes en ziet uit naar het volgende lustrum.

De heer Zuidberg vertelt een mooie anekdote over de rechtsentiteit van de NVL zijnde ASBL, welke reeds sinds 1979 is aangenomen. De vereniging is opnieuw opgericht geweest vanwege een misverstand dat deze rechtsentiteit nog niet zou zijn aangenomen. Later heeft de heer Zuidberg beide verklaringen naast elkaar teruggevonden in een opgeslagen doos. Ieder jaar dient het nieuwe bestuur officieel te worden geregistreerd bij de Registre de Commerce om deze entiteit te kunnen behouden. Na vandaag wordt dit nogmaals gedaan.

De statuten zijn eveneens opnieuw gedeponeerd bij de Registre de Commerce en organisaties zoals onder andere OLAI.

Ook de bank wordt verwittigd met informatie over de nieuwe tekenbevoegden.

12. Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om 20h26 en bedankt iedereen voor hun aanwezigheid en nodigt ieder tot slot iedereen uit voor een drankje.