Aanwezigen leden: Han Wezenberg, Anne de Moel, de heer Zuidberg (erelid), Roel Pels (erelid),
Harrie Rozema, Lisette Kok, Mevr. Van Uffelen, Lisa Tran, Joris Eyck, Sanne van den Oord en
Steven Waas.
Afwezigen leden met afmelding: Theo en Ati van Dijk en Ge van der Fits.
Aanwezigen bestuur:Willem Gerbers, Luc Vrouenaerts, Willemijn Karsten, Cynthia de Best,
Lotte Naudin ten Cate, Joost Tulkens, Nienke ter Avest en Willemijn den Boer.
Afwezigen bestuur: Gert Jan Slothouber, Michiel Boeren en Josephine Tijssen.
1. Opening BLV en ALV
Willem Gerbers zal de vergaderingen voorzitten. Willemijn den Boer neemt de notulen. De
voorzitter heet de leden hartelijk welkom en komt daarna met het heugelijke nieuws dat
bestuurslid Josephine Tijssen die ochtend bevallen is van een zoon genaamd Philippe.
Willem Gerbers deelt mee dat de agenda van deze avond er anders uit ziet dan gebruikelijk. In de
aanloop naar vanavond zijn 2 agenda’s opgesteld en bekendgemaakt. Een voor een Bijzondere
Ledenvergadering(BLV) en vervolgens een voor de Algemene Ledenvergadering (ALV)
BIJZONDERE ALGEMENE LEDENVERADERING
De agenda van de BLV kent slecht 1 punt en dat is het punt van statutenwijziging en vaststelling
van het huishoudelijk reglement.
Omdat de statuten sinds 1974 van kracht zijn en sindsdien niet meer zijn gewijzigd wil het
bestuur deze updaten. Ook stelt het bestuur voor het huishoudelijk reglement aan te passen aan
deze tijd. In samenwerking met Harrie Rozema is gewerkt aan de concepten. De concepten
zullen aan deze notulen worden gehecht (BIJLAGE 1 en 2)
Willem vraagt de vergadering om goedkeuring van de concepten en om autorisatie een en ander
verder af te handelen.
Harrie Rozema herinnert de voorzitter er terecht aan dat de vereiste meerderheid van 2/3 niet ter
vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is.
Als gevolg hiervan is de vergadering niet bevoegd rechtsgeldig besluiten te nemen.
Voorgesteld wordt het agenda punt opnieuw op de agenda te zetten voor de ALV die na de BLV
gehouden zal worden.
De voorzitter constateert dit feit en neemt het voorstel over.
De voorzitter sluit vervolgens de vergadering.
ALGEMENE LEDENVERGADERING
De voorzitter opent de vergadering.
Naar aanleiding van de zojuist gehouden BLV, wordt voorgesteld de agenda van de ALV zodanig
te wijzigen dat een nieuw punt 1 a wordt opgenomen, tw: van statutenwijziging en vaststelling
van het huishoudelijk reglement.
De vergadering stelt de aldus de gewijzigde agenda vast.
1.Opening en goedkeuring agenda en notulen ALV 2012
1a. Statutenwijziging en vaststelling van het huishoudelijk reglement
2.Ingekomen stukken
3.Jaarverslag van de voorzitter
4.Financiele rekening en verantwoording
– Verslag van de penningmeester
– Verslag kascommissie
– Kwijting
5.Benoeming kascommissie
6.Samenstelling / Benoeming bestuur
7.Rondvraag
8.Sluiting
1. De notulen van de vorige vergadering van 20 januari 2013 worden goedgekeurd
1a. Statutenwijziging en vaststelling van het huishoudelijk reglement. Alle aanwezige leden gaan
akkoord
2. Er zijn geen ingekomen stukken.
3. Willem blikt terug op het afgelopen verenigingsjaar. Onder het mom “van voor door en met
Nederlanders in Luxemburg” heeft de NVL geïnvesteerd in haar website en elektronische verzending van de maandelijkse nieuwsbrief. Het bestuur heeft gemeend dat dit de juiste investeringen zijn voor een actieve vereniging die graag iets te bieden heeft voor al haar leden. Communicatie blijft belangrijk voor het bestuur. Alle leden wordt verzocht ons te helpen deze actueel en up to date te houden.
2013
Het jaar 2013 is voor de NLV begonnen met de goedbezochte Nieuwjaarsborrel in januari nadat
er al een drankje was gedronken op het nieuwe jaar in BOOZ.
De vaste evenementen werden goed bezocht. Helaas heeft het weer in april en mei een enkele
keer ons parten gespeeld. Veel evenementen waren erg nat! Het Kroningsfeest in samenwerking
met het NTC op de residentie was ondanks het natte weer een groot succes.
De Relais pour la Vie was indoor (Le Coque) dus geen regen. Het succes was ook enorm omdat
Nederland de L’espoir trophee had binnengesleept.
De stadswandeling onder leiding van Jacynthe was wel in het zonnetje en erg verrassend, voor
jong en oud! In mei werd er traditie getrouw gegolfd (in de regen!!).
In juni het Zomerfeest op de Residentie. Een groot succes maar ook nat! Na de zomervakantie, in september de Grand Rentree borrel in de Grund en een rondleiding door Xavier Bettel in de Chambres des Deputees.
De haringborrel, begin oktober, was traditiegetrouw in het Parkhotel.
In November verwelkomde de Nederlanders, onder leiding van Spreekstalmeester Draaijer, Sinterklaas en zijn Pieten weer in Remich. Wederom een geslaagd evenement in samenwerking met de Vlaamse Club.
Ik meen dat we goed op weg zijn de doelstelling van de NVL – van voor door en met de
Nederlanders in Luxemburg – na te streven. Daar dank ik ook u allen voor. Ik hoop dat we deze
lijn kunnen voortzetten.
4. Financiële rekening en verantwoording
Verslag van de penningmeester
De boekhouding sloot dit jaar af met een positief resultaat van Euro 442,31. Gebudgetteerd was een neutraal resultaat. Het resultaat is dus nagenoeg in lijn met het budget. Positieve uitschieters zijn de sponsorgelden
(Euro +1.125,00) en de Golfdag (Euro +600,00). Dit jaar was onze website helemaal op orde en hebben wij sponsorpakketten aangeboden voor vermelding op de website en in de nieuwsbrief.
Daarnaast hebben wij door onder andere sponsoring (buiten de NVL administratie om) slechts Euro 100,00 aan kosten gehad in verband met het golftoernooi. Dit betrof de korting voor NVL leden. Negatieve uitschieters zijn de bijzondere baten en lasten (Euro -949,68), niet begrote Grande Rentrée borrel (Euro -646,50) en de Relais pour la vie (Euro -444,62). De bijzondere baten en lasten zijn met name het gevolg van een kerstdiner voor het bestuur na een jaar van veel inspanningen voor de NVL (Euro 851,680). De dinerkosten van de partners zijn voor eigen rekening geweest. De Grande Rentrée borrel in september was een van de nieuwe activiteiten die wij dit jaar georganiseerd hebben. Voor de Relais pour la vie hebben wij oranje zweetbandjes met ‘NVL’ erop geregeld. Deze waren niet begroot. We hebben er genoeg om ze ook in 2014 weer uit te delen.
Over de contributie valt te zeggen dat wij Euro +253,87 meer opgehaald hebben dan 2012 en dat was Euro +56,63 boven budget. Het komt erop neer dan 86% van de leden betaald heeft. In 2012 was dit 81%. Op basis van het voorzichtigheidsbeginsel heb ik geen te vorderen contributies opgenomen. De vermogenspositie van de Vereniging per 31 december 2013 bedroeg Euro 18.555,88. Ik geef nu graag het woord aan de Kascommissie.
De Kascommissie heeft zojuist zijn goedkeuring aan de gevoerde boekhouding gegeven en stelt de Algemene Vergadering voor het Bestuur voor het door haar gevoerde financiële beleid kwijting te verlenen. De begroting voor het komende jaar is opgesteld. Voor het komende jaar heeft de begroting een licht negatief resultaat (Euro -750,00). Op dit moment hebben wij een reserve van ruim Euro 18.000. Met al onze geplande activiteiten is de begroting niet sluitend, maar met zo’n reservefonds zie ik dat niet als een probleem.
De contributiegelden zijn in lijn met verenigingsjaar 2013 ingezet. Als wij het ingezette beleid met betrekking tot de contributiebetalingen blijven voorzetten denk ik dat dit reëel is. In 2014 verwachten wij sponsorgeld te ontvangen in verband met sponsoring van de website en de nieuwsbrief en het WKcafé. Omdat wij hier tweemaal in dezelfde vijver vissen is de sponsoring voorzichtig ingezet.
Wat opvalt is dat wij de nieuwe activiteiten van vorig jaar willen voorzetten. De Grande Rentree borrel is meegenomen voor Euro 600,00 en ook de Koninginnenacht/Koningsnacht is begroot (Euro 500,00), net als het golftoernooi (Euro 100,00). De kosten van de Relais pour la Vie zijn verhoogd. Wij doen mee met twee masterteams, waardoor onze deelname zeker was. Dit houdt in dat er naast het inschrijfgeld extra geld ingelegd zal moeten worden. De NVL zal dit (deels) zelf inleggen (Euro 750,00).
De zomer BBQ zal deze zomer niet plaatsvinden omdat er al veel activiteiten zijn in verband met het WK (kosten Euro 2.000,00). Deze kosten willen wij dus deels door sponsoring gedekt krijgen. Wel gaan we proberen om in samenwerking met het NTC een vrijmarktachtig iets voor de kinderen te organiseren (Euro 500,00). En als laatste hebben wij geld vrijgemaakt voor een cultuur event (200 euro) wat nog nader ingevuld moet worden.
De overige kostenposten liggen redelijk in lijn met de voorgaande jaren. In zijn algemeenheid kan worden geconcludeerd dat de financiële situatie van de Vereniging gezond genoemd mag worden.
De Kascommissie heeft zojuist zijn goedkeuring aan de gevoerde boekhouding gegeven en stelt de Algemene Vergadering voor het Bestuur voor het door haar gevoerde financiële beleid kwijting te verlenen. De voorzitter constateert dat de vergadering het voorstel van de kascommissie overneemt en het bestuur kwijting verleent over het verenigingsjaar 2013.
5. Benoeming van de kascommissie
De voorzitter vermeldt dat de zittende kascommissie bestaat uit de vaste leden: Anne de Moel, Han Wezenberg en Ge van der Fits. Zij willen het volgend jaar weer doen. Willem vraagt of iedereen het eens is met deze voordracht. De vergadering gaat met algemene stemmen akkoord.
6. Samenstelling / benoeming bestuur
De voorzitter geeft aan dat Mevrouw Cynthia de Best niet meer herkiesbaar is. Alle andere bestuursleden zijn herkiesbaar. Het bestuur stelt voor om 2 nieuwe leden te benoemen, te weten:
Sanne van den Oord en Joris Eyck.
Willem vraagt de leden om goedkeuring hetgeen anoniem wordt gegeven en schorst kort de vergadering waarna de nieuwe bestuursleden plaats nemen achter de tafel. Willem opent na de schorsing de vergadering. Hij verwelkomt Sanne en Joris en bedankt Cynthia vanwege haar fantastische inzet al die jaren. Roel Pels merkt ook op dat sinds Cynthia het Sinterklaasfeest organiseert alles perfect verloopt,complimenten hiervoor.
7. Rondvraag
Lisette Kok geeft aan dat ze graag een aankondiging wilt ontvangen dat de contributie weer betaald moet worden. Willemijn Karsten geeft aan dat dit binnenkort zal gebeuren. Willemijn Karsten geeft als laatste nog de stand van zaken door omtrent het ledenaantal. Er zijn momenteel 396 adressen waarvan 388 betalende.
8. Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om 21h05. Hij bedankt een ieder voor hun aanwezigheid en nodigt tot slot iedereen uit tot het nuttigen van een drankje.
