GDPR

Privacy policy en toelichting inzake de wet algemene verordening gegevensbescherming (GDPR)

Hallo, graag even je aandacht voor jouw gegevens en wat wij ermee doen. Dit is nodig in het kader van GDPR. Gezien het informele karakter van onze vereniging spreken wij je in deze toelichting aan met “je”.

De Nederlandse Vereniging Luxembourg (NVL) wil graag je toestemming voor het verwerken van je gegevens als je:

  • Lid bent van de NVL;
  • Ingeschreven wilt worden als lid;
  • Vrijwilliger bent of wilt worden;
  • Sponsor bent of wilt worden;
  • Toeleverancier bent.

Begrip

Wij vragen als vereniging, die volledig gedragen wordt door vrijwilligers, jouw begrip voor onze eventuele tekortkomingen in kennis, daadkracht en financiële middelen om jou adequaat te kunnen voorzien van informatie over jouw gegevens binnen onze gegevensverwerking. Zodra zich echter tekortkomingen voordoen zullen wij deze terstond op proberen te lossen waarbij wij te allen tijde de bescherming van de persoonsgegevens zullen waarborgen. Deze bepaling doet echter niets af van de wettelijke mogelijkheden die jij hebt en je zonder beperkingen op kunt beroepen.

Algemeen

Jijzelf of je zoon of dochter of iemand waar jij de voogd/verzorger van bent is lid van de NVL of wilt dat gaan doen. Net als jij of je minderjarige kind zijn wij trots op de vereniging en laten dat als het maar even kan aan iedereen weten.

Wij maken graag foto’s en films van activiteiten om op onze website en social media te plaatsen. Daarbij willen we ook af en toe namen noemen zodat bijvoorbeeld duidelijk is wie op de foto staat.

Ook gebruiken wij de persoonsgegevens om jou of je zoon of dochter of iemand waar jij de voogd van bent aan te kunnen melden voor activiteiten. De gegevens zijn nodig om een juiste administratie te kunnen voeren voor het verwerken van de contributie, aanmeldingen en betalingen van onze activiteiten.

Wij hechten veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In onze privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens en die van anderen. Wij doen er alles aan om jouw privacy en die van de kinderen te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De NVL houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • De persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze aan ons zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze toelichting;
  • Verwerking van de persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens of die van het kind;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens en je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als NVL zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacy policy, of in algemenere zin, vragen hierover hebt of contact met ons over wenst op te nemen kan dit via e-mail: contact@nvl.lu

Aanmelden en lidmaatschap

Het inschrijven en je aanmelden als lid van de NVL kan uitsluitend digitaal via het online aanmeldformulier. Wij hebben hiervoor gekozen om jou gegevens op een veilige manier te kunnen ontvangen en te verwerken in onze administratie.

Soort gegevens Omschrijving en reden
Voornaam Hebben we nodig zodat we niet iedereen ‘hey’  hoeven te noemen.
Achternaam Omdat er wel heel veel met dezelfde voornaam zijn. En hier bedoelen we ook het tussenvoegsel mee.
Adresgegevens Dit zijn je straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats. 
We willen graag weten waar je woont zodat we bijvoorbeeld bij calamiteiten je familie kunnen bereiken. Maar ook voor bijvoorbeeld voor schriftelijke mailings.
Telefoon thuis Dit nummer hoef je niet door te geven. We hebben wel graag een telefoonnummer via welke wij familie kunnen bereiken mocht dat eens nodig zijn.
Mobiel nummer Heb je zelf geen mobiel nummer, geef dan je thuisnummer door of het mobiele nummer van je partner, je kind, je ouders, voogd of verzorger. Dit hebben we nodig om snel contact te zoeken als we willen informeren over calamiteiten of plotselinge wijzigingen in de activiteiten.
e-mailadres Een e-mailadres is verplicht. Niet alleen wij willen je op deze manier kunnen bereiken, wij gebruiken het e-mailadres om je te informeren over de NVL en om de nieuwsbrief die wij je een paar keer per jaar toesturen. Hiervoor kun je je altijd afmelden. De nieuwsbrieven versturen wij met het programma ‘mailchimp’ en hebben met hun een verwerkersovereenkomst (Meer over hun privacy policy: https://mailchimp.com/legal/privacy/). Afmelden van die nieuwsbrief mag maar raden wij af, omdat we je dan niet meer kunnen informeren over evenementen en andere aangelegenheden.
Gezins- of Individueel lidmaatschap Dit is alleen nodig voor het vaststellen van de hoogte van de contributie en voor statistiek doeleinden.

Afmelden lidmaatschap

Wil je het lidmaatschap of andere relatie die je met ons hebt beëindigen dan zullen wij er voor zorgen dat je gegevens onherroepelijk verwijderd worden uit onze administratie. Zover het gewenst is een kopie te krijgen van jou gegevens kan deze via de ledenadministratie opgevraagd worden via het e-mailadres contact@nvl.lu. Je kunt vervolgens zelf zorgdragen voor het verstrekken van je gegevens aan andere partijen. Het moment van het definitief verwijderen van jouw gegevens wordt bepaalt door de wettelijke verplichtingen waaraan wij gehouden zijn.

Foto en film

  • We maken in eigen beheer en gebruiken foto’s en filmmateriaal alleen voor journalistieke en promotionele publicaties met betrekking tot de vereniging. Foto- en filmmateriaal door anderen gemaakt valt onder de verantwoording van de betreffende persoon en hebben wij geen zeggenschap over. Mocht je op de website van de NVL een foto van jezelf verwijderd willen hebben stuur dan een e-mail met een link naar de betreffende pagina en omschrijving van de betreffende foto naar webmaster@nvl.lu. Na controle van het verzoek zal de foto zo snel mogelijk verwijderd worden. 
  • Wij zullen ons uiterste best doen om erop letten geen foto- of filmmateriaal te publiceren die schadelijk kan zijn voor de geportretteerde personen. Het bijhouden van al dan geen toestemming van individuele leden is ondoenlijk voor de vereniging.
  • Wij hopen dat bezoekers en leden ook discreet omgaan met het plaatsen van foto’s op publiekelijk bereikbare plaatsen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons doorgeeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de in deze documentatie beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de (financiële) administratie (zie hierna);
  • Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (zie hierna).

Met deze partijen (verwerkers) maken wij wettelijke afspraken middels een verwerkingsovereenkomst om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. 
Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Binnen de EU

Wij verwerken, bewaren en verstrekken geen persoonsgegevens bij of aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Unie.

Recht op vergetelheid en inzage in gegevens

Je hebt het recht op inzage in de voor ons beschikbare gegevens over jou en het recht om van de NVL als zijnde de verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging inzage van jouw betreffende persoonsgegevens te verkrijgen.

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van jouw persoonsgegeven welke wij van jou ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan deze verzoeken.

Je hebt altijd het recht om de gegeven toestemming in te trekken. Wij handelen verzoeken voor inzage en verwijdering af op basis van binnenkomst van het verzoek en binnen de redelijkheid van capaciteit die wij daartoe vrij kunnen maken. Wij zullen gegevens verwijderen zodra deze niet meer volgens wetgeving noodzakelijk zijn aan te houden.

Juistheid van de gegevens

Jij blijft als lid of relatie van de NVL verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste gegevens. Indien gegevens wijzigen dan geef je deze wijziging aan ons door zodra deze bij jou bekend zijn. Indien wij over onjuiste gegevens beschikken doordat deze onjuist aan ons verstrekt zijn kunnen wij daar nooit verantwoordelijk voor gehouden worden. De plicht voor de aanlevering van de juiste gegevens licht geheel bij het lid of de ouders, verzorger of voogd.

Beveiling van de gegevens

De NVL zal zich inspannen om uiterst zorgvuldig met de verstrekte gegevens om te gaan. De gegevens worden elektronisch bewaard met gebruik van daarvoor gangbare programmatuur en opslagmedia. Wij zullen ons inspannen om voldoende passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de computerapparatuur en de daarop opgeslagen persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s van de verwerking en de aard, omvang en context van de te beschermen persoonsgegevens.

Bij een geconstateerd datalek doen wij altijd aangifte bij de autoriteit persoonsgegevens bij de CNPD.

Naast de technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking hebben wij tevens de volgende maatregelen genomen;

  • Alle natuurlijke- en rechtspersonen die namens de NVL van de gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan welke in een geheimhoudingsverklaring met betreffende personen en instituten is vastgelegd;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op alle gegevens kritische systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.